Peräpohjolan Sukututkijat ry

Henkilötietietojen käsittely

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelystä Peräpohjolan Sukututkijat ry:ssä. Seloste on hyväksytty
yhdistyksessä 14.12.2024 ja se korvaa aiemmin 25.5.2018 ja 3.10.2022 hyväksytyt
rekisteriselosteet.


Rekisterinpitäjä:

Peräpohjolan Sukututkijat ry

Y-tunnus: 1450815-5


Rekisterinpitäjän edustaja:

Puheenjohtaja

puheenjohtaja(at)perapohjolansukututkijat.fi


Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelijät:

Peräpohjolan Sukututkijat ry:n jäsenrekisteriä ylläpidetään manuaalisesti ja sitä hoitavat seuraavat henkilöt:

- Puheenjohtaja: puheenjohtaja(at)perapohjolansukututkijat.fi

- Jäsenrekisterin ylläpitäjä ja tiedotus: hallinto(at)perapohjolansukututkijat.fi

- Sihteeri: sihteeri(at)perapohjolansukututkijat.fi


Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste:

Yhdistyslain (503/89) 11 §:n (8.5.2020/336) mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (mm. Sukujotos-lehden lähettäminen, jäsensivuston käyttäjätunnusten ylläpito) ja jäsenmaksujen laskutus sekä muut yhdistyksen tarvitsemat tarpeelliset tiedot.

Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetus 2016/679 artikla 6, kohta 1c).

Rekisteröidyt: Peräpohjolan Sukututkijat ry:n jäsenet.


Käsiteltävät henkilötiedot:

Jäsenrekisteri: Jäsenten nimet, osoitteet, puhelin- ja sähköpostitiedot. Jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot, jäsenmaksutiedot sekä muut yhdistyksen päättämät tarpeelliset tiedot.

Yhdistyksen varsinaiset ja kannattajajäsenet suorittavat yhdistykselle vuosikokouksen
määräämän vuosittaisen jäsenmaksun, ainaisjäsenet kertamaksun. Kunniajäsenet
ovat jäsenmaksuvelvoitteesta vapaita.

Tunnistetiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään ja maksutiedot on tallennettu
maksutapahtuman yhteydessä. Jäsen, joka ei ole suorittanut jäsenmaksua kahtena
perättäisenä vuotena, katsotaan hallituksen päätöksellä eronneeksi.

Henkilötietoja säilytetään Peräpohjolan Sukututkijat ry:n tietojärjestelmässä, niin kauan kuin henkilö on Peräpohjolan Sukututkijat ry:n jäsen, ja poistetaan, kun
rekisteröidyn ero on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi esim.
maksamattomien jäsenmaksujen vuoksi. Kirjanpitoon siirrettyjä jäsenmaksutietoja
säilytetään kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n mukaisesti, jonka
säätämän ajan jälkeen ne hävitetään.

Peräpohjolan Sukututkijat ry:llä ei ole toistaiseksi yhdistyksen hallinnoimaa sosiaalisen
median kanavaa eikä yhdistys kerää sosiaalisen median käyttäjistä tietoa eikä
se ole vastuussa käyttäjien itsensä sukututkimuksen palveluntarjoajille antamista tunnistetiedoista eikä niiden käytöstä. Käyttäjät antavat itse tunnistetietonsa palveluntarjoajille käyttäjäksi rekisteröityessään.


Henkilötietojen vastaanottajat:

Peräpohjolan Sukututkijat ry luovuttaa tietoja jäsenrekisteristä vain hallituksen jäsenille
sekä Sukujotos-lehden tms. postituksesta tai jakelusta vastaavalle taholle. Mikäli lehden postituksesta tai muun materiaalin jakamisesta vastaa ulkopuolinen taho, tehdään tämän kanssa sopimus, että tietoja ei voi luovuttaa edelleen kolmannelle osapuolelle.

Peräpohjolan Sukututkijat ry ei siirrä tai luovuta henkilötietoja jäsenrekisteristään
ulkopuolisille eikä muihin kuin niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty.
Jäsenen tutkimista suvuista hallitus luovuttaa nimitiedon ja sähköpostiosoitteen kysyjille vain, jos jäsen on antanut siihen luvan.


Käsittelyn turvatoimet:

Tietoturvan takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi Peräpohjolan Sukututkijat ry
käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka
huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta ja joiden
kanssa tehdään sopimukset.

Rekisterinpitäjä on velvoittanut ohjelmistojen ja puhelinpalvelujen toimittajat viivytyksettä ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden
dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka
todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta
korkean riskin toteutumisen.


Henkilötietojen jatkokäsittely:

Rekisterinpitäjä ei käytä henkilötietoja muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.


Rekisteröidyn oikeudet:

1. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.

2. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.

3. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistettua rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti yhdistykselle.

4. Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

5. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.

6. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.


Päivitetty 14.12.2024